Запрос КП у поставщиков под тендер: шаблон письма и как получить ответ

Запрос КП (коммерческого предложения) под тендер срабатывает, когда поставщик с первых строк видит в вас покупателя: какой товар нужен, сколько, куда и к какому сроку. Пишите каждому поставщику отдельно, прикладывайте выписку из ТЗ, просите цену за единицу, ставку НДС, доставку и срок действия цены. Свой срок ответа ставьте с запасом до конца подачи заявок, молчащим напоминайте на следующий рабочий день, а ответы сравнивайте по одной базе.

Что написать в запросе КП, чтобы поставщик ответил

Поставщик отвечает быстрее, когда может посчитать цену без встречных вопросов. Каждый уточняющий вопрос стоит вам дня переписки, а в тендере дней мало. Поэтому в письме нужны семь вещей.

1. Кто вы. Название компании, ИНН, имя, должность и телефон. Письмо без подписи похоже на рассылку или на разведку конкурента.
2. Зачем вам цена. Одна фраза: вы участвуете в закупке и купите у того, чья цена и условия подойдут, если выиграете.
3. Что нужно. Наименование, ключевые характеристики, единица измерения и количество по каждой позиции. Полную спецификацию положите во вложение.
4. Куда и когда. Город или адрес, срок поставки, нужна ли разгрузка.
5. Как вы платите. По 44-ФЗ заказчик, как правило, оплачивает поставку не позже 7 рабочих дней с подписания документа о приёмке (ч. 13.1 ст. 34 44-ФЗ, исключения есть в той же части). Если вам нужна отсрочка, скажите об этом сразу.
6. Что вернуть в ответе. Цена за единицу, НДС, доставка, срок поставки, срок действия цены. Без такого списка часто приходит прайс-лист на сорок страниц вместо цены на ваши позиции.
7. Срок ответа. Дата и время, а не «как можно скорее».

Второй пункт недооценивают. Поставщики получают много писем от заказчиков: по ч. 5 ст. 22 44-ФЗ заказчик может обосновать НМЦК (начальную максимальную цену контракта) ценами, которые сам запросил у поставщиков. За таким письмом покупки не последует, и менеджеры часто откладывают его на потом. Ваш запрос должен с первых строк показывать другое: вы не собираете цены для отчёта, вы выбираете, у кого купить.

Шаблон письма под тендер: копируйте и правьте

Слова в квадратных скобках замените своими. Если позиций больше пяти, в тексте оставьте две-три главные, остальное вынесите в таблицу Excel во вложении. Добавьте в таблицу пустые столбцы «цена за единицу», «НДС», «срок поставки»: поставщику проще вписать цифры в готовую форму, чем собирать КП с нуля, а вам проще сравнивать ответы.

Последняя фраза перед подписью работает лучше, чем кажется. Поставщики устают от запросов, после которых наступает тишина. Обещание вернуться с ответом в любом случае отличает вас от тех, кто пропадает после первого письма.

Какую тему письма поставить: 5 вариантов

Тема решает, откроют письмо сегодня или через неделю. Рабочая формула: товар, количество, город, срок. Слова «Коммерческое предложение» без подробностей, заглавные буквы и восклицательные знаки не помогают: такие письма похожи на рекламу.

1. Запрос цены: кабель ВВГнг(А)-LS 3х2,5, 1 800 м, доставка в Тверь, до 25.09.2026
2. КП до 23.09.2026: светильники светодиодные 36 Вт, 240 шт.
3. Нужны цена и срок: бумага А4, 600 пачек, поставка в Казань
4. Закупка по 44-ФЗ: цена на перчатки нитриловые, 12 000 пар
5. Автоматические выключатели 16 А, 90 шт.: есть ли эквивалент и какая цена?

Как передать требования ТЗ, эквиваленты и срок

ТЗ (техническое задание, или описание объекта закупки) не пересылайте целиком вместе с документацией закупки. Вырежьте нужные позиции с характеристиками в отдельную таблицу. Поставщик отвечает на то, что видит сразу, и не ищет вашу позицию на двадцать восьмой странице.

Эквиваленты. Если в ТЗ указан товарный знак, закон требует сопровождать его словами «или эквивалент», за несколькими исключениями (п. 1 ч. 1 ст. 33 44-ФЗ). Спросите поставщика, чем он может заменить позицию, и попросите таблицу характеристик аналога. По ней вы сверите замену с ТЗ до подачи заявки, а не после претензии заказчика.

Национальный режим. Если в извещении есть запрет или ограничение для иностранных товаров, проверьте, входит ли ваш товар в приложения к постановлению Правительства РФ от 23.12.2024 N 1875. Для товаров из этих приложений российское происхождение подтверждают номером реестровой записи из реестра российской промышленной продукции (пп. «а» п. 3 постановления). Для других стран ЕАЭС (Евразийского экономического союза) предусмотрен евразийский реестр промышленных товаров, а до изменения права ЕАЭС сертификат о происхождении товара (пп. «б» п. 3 и пп. «д» п. 10). Попросите номер прямо в КП и проверьте его на gisp.gov.ru. Подробнее в статье о национальном режиме в закупках.

Сколько дней у вас есть по закону

Законы задают минимальный срок между публикацией извещения и окончанием подачи заявок. Заказчик может дать больше, но меньше не вправе.

Вы узнаёте о тендере не в минуту публикации, поэтому реальное окно короче. Отправляйте запрос КП в день, когда нашли закупку. Срок ответа ставьте так, чтобы до конца подачи оставалось 1-2 рабочих дня на расчёт. Для запроса котировок по 44-ФЗ это значит, что цена от поставщика нужна уже на следующий рабочий день.

Кому писать: общий ящик, отдел продаж или менеджер

Лучше всего конкретному менеджеру по оптовым продажам: он отвечает за результат и знает остатки. Если такого контакта нет, пишите в отдел продаж, а общий ящик вида info@ оставьте на крайний случай. Письма в общий ящик часто пересылают вручную, и на этом теряются сутки.

• У крупных дистрибьюторов бывает тендерный отдел. Он привык к запросам под госзакупки и обычно сам предлагает документы на товар: декларацию, сертификат, регистрационное удостоверение.
• У производителя спросите, кто его официальные дилеры в вашем регионе. Иногда завод сам не продаёт малыми партиями, но дилер даст цену ниже, чем случайный перекупщик.
• По двум-трём главным позициям после письма позвоните. Звонок не заменяет письмо, он ускоряет ответ на него.

Где искать самих поставщиков, подробно разобрано в статье где найти поставщика для госзакупки.

Сколько поставщиков опрашивать и когда напоминать

Ответят не все, и заранее не угадать, кто именно. Поэтому опрашивайте с запасом. Как ориентир: по ходовому товару вроде кабеля, канцелярии или спецодежды пишите 15-30 компаниям, по узкому оборудованию напишите производителю и всем его дилерам. Лучше лишние ответы, чем одна цена, которую не с чем сравнить.

Для аукциона со сроком подачи 7 дней рабочий график выглядит так:

1. День 1. Нашли тендер, разбили ТЗ на товарные группы, отправили запросы.
2. День 2. Короткое напоминание тем, кто молчит. Звонки в 3-5 ключевых компаний.
3. День 3. Второе и последнее напоминание. Уточнения по полученным ответам.
4. Дни 4-5. Сводная таблица, просчёт тендера и запас на снижение цены.
5. Дни 6-7. Подача заявки.

Напоминание пишите в той же цепочке, чтобы поставщик видел исходное письмо: «Напоминаю о запросе от 22.09.2026: нужна цена на кабель, ответ до 12:00 завтра. Если позиция вам не подходит, ответьте одним словом „нет“, и я больше не буду беспокоить». Разрешение отказаться часто приносит ответ быстрее, чем третье напоминание.

Как сравнить КП: цена за единицу, НДС, доставка, срок действия

Сравнивать можно только одинаковое. Прежде чем выбирать, приведите все КП к одной единице измерения, одной базе НДС и одному месту поставки, а потом посмотрите на срок действия цены.

Базу НДС выбирайте по своему налоговому режиму. Если вы платите НДС и принимаете входной налог к вычету, сравнивайте цены без НДС. Если работаете без НДС, налог поставщика для вас расход, и сравнивать нужно цены с НДС. Основная ставка с 01.01.2026 составляет 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ).

Пример. Нужно 1 800 м кабеля ВВГнг(А)-LS 3х2,5 с доставкой в Тверь. Пришли три ответа:

• Поставщик А: 118,40 ₽ за метр с НДС, доставка включена, цена действует 10 рабочих дней.
• Поставщик Б: 9 870 ₽ за бухту 100 м без НДС, доставка 6 500 ₽ с НДС, цена действует до конца месяца.
• Поставщик В: 104,90 ₽ за метр с НДС, самовывоз из другого города, доставка транспортной компанией 14 360 ₽ с НДС, цена действует 3 рабочих дня.

Как считали Б: 18 бухт × 9 870 ₽ = 177 660,00 ₽ без НДС, плюс НДС 22 % (39 085,20 ₽), плюс доставка. Если разделить 9 870 ₽ на 100 м, выходит 98,70 ₽ за метр, и на первый взгляд Б самый дешёвый. После НДС и доставки он оказался самым дорогим: на 20 065,20 ₽ дороже поставщика В.

Самый дешёвый в итоге В, но его цена живёт 3 рабочих дня, а итоги аукциона будут позже. Попросите В продлить цену до даты подведения итогов или заложите в расчёт запасной вариант по цене А. Разница между ними 9 940 ₽ на всю партию, и её лучше знать до подачи, чем узнать после победы. Посчитать цену заявки с маржой и доставкой поможет калькулятор цены тендера, а пошаговый разбор есть в статье как рассчитать цену тендера.

Держит ли поставщик цену из КП

Зависит от того, что он прислал. Офертой закон называет предложение конкретному лицу, достаточно определённое и показывающее намерение заключить договор, и в нём должны быть существенные условия (п. 1 ст. 435 ГК РФ). Для купли-продажи это наименование и количество товара (п. 3 ст. 455 ГК РФ). Полученную оферту нельзя отозвать в течение срока, который назначен для ответа на неё, если в самой оферте не оговорено иное (ст. 436 ГК РФ).

Прайс-лист, разосланный всем подряд, по п. 1 ст. 437 ГК РФ считается приглашением делать оферты: цену в нём поставщик может сменить в любой момент. КП с оговоркой «это не оферта» тоже обычно ничего не закрепляет. Если в письменной оферте нет срока, закон говорит о «нормально необходимом» времени для ответа (п. 1 ст. 441 ГК РФ), и спорить о нём трудно. Вывод простой: называйте в запросе количество и просите строку «цена действительна до» с конкретной датой.

Почему письмо уходит в спам и как снизить риск

Гарантировать доставку во «Входящие» не может никто: решение принимает почтовый сервис получателя. Но вероятность попасть в спам можно заметно снизить.

• Ящик на домене компании. Адрес вида zakupki@вашакомпания.ru вызывает больше доверия, чем бесплатный почтовик. У домена должны быть настроены записи SPF, DKIM и DMARC: по ним почтовые сервисы проверяют, что письмо правда от вас. Настройку делает тот, кто ведёт вашу почту.
• Постепенный разгон. Новый ящик не отправляет сотни писем в первый же день. Начните с десятков в сутки и прибавляйте по мере того, как приходят ответы.
• Каждому отдельно. Одно письмо на одного поставщика, с обращением по названию его компании. Копия на 50 адресов подряд выглядит как массовая рассылка.
• Простое оформление. Текст без картинок вместо слов, без сокращённых ссылок, одно вложение разумного размера. Архив присылайте, только если без него никак.
• Чистый список. Адреса, с которых вернулся отказ доставки, уберите сразу. Повторные отправки на мёртвые адреса портят репутацию ящика.

И отдельно про закон. Реклама по смыслу п. 1 ст. 3 закона «О рекламе» адресована неопределённому кругу лиц и продвигает объект рекламирования. Запрос цены у конкретного поставщика устроен иначе. Но стоит добавить в письмо предложение своих услуг, и оно может стать рекламой, а её рассылка по электронной почте требует предварительного согласия адресата (ч. 1 ст. 18 38-ФЗ). Держите запрос КП запросом и ничего в нём не продавайте.

Как отправить запрос десяткам поставщиков за один запуск

Вручную это выглядит так: собрать адреса в Excel, настроить слияние в почтовом клиенте, отправить, а потом следить за ответами в общем потоке почты. На одну товарную группу это легко съедает полдня.

В Биткарте эта работа собрана в одном окне. Сервис ищет поставщиков по позициям ТЗ в Яндексе и Google, до 10 строк поиска на одну товарную группу, в выбранном регионе или стране. Контакты найденных компаний (почту, телефон, сайт) можно выгрузить в Excel. Запрос КП уходит из личного кабинета, ответы собираются в «Диалогах». Цены из писем и вложений попадают в черновик сводной, и у каждой цифры есть ссылка на исходное письмо. Единицы, НДС и доставку вы проверяете сами, как в примере выше. Как устроен поиск поставщиков для тендера, показано на отдельной странице, а термины из этой статьи (НМЦК, ЕИС, оферта) собраны в словаре тендерных терминов.

Материал не является юридической консультацией. Актуально на 18.09.2026, нормы проверены по действующим редакциям законов.

Частые вопросы

Сколько обычно ждать ответа на запрос КП?

Закон этот срок не задаёт: пока договора нет, поставщик вам ничего не должен. Поэтому срок назначаете вы, прямо в письме, с датой и временем. Планируйте его так, чтобы до конца подачи заявок осталось 1-2 рабочих дня на сравнение и расчёт. Тем, кто молчит к следующему рабочему дню, отправьте короткое напоминание в той же переписке, а главным поставщикам позвоните.

Обязан ли поставщик держать цену из КП?

Только если его КП можно считать офертой: оно адресовано вам, в нём есть товар, количество и цена, и видно намерение заключить договор (п. 1 ст. 435 ГК РФ). Тогда в пределах указанного срока поставщик не может его отозвать (ст. 436 ГК РФ). Прайс-лист или КП с оговоркой «это не оферта» цену не закрепляет. Просите в ответе строку «цена действительна до» с конкретной датой.

Можно ли запросить КП, не называя заказчика?

Да, закон не обязывает вас раскрывать закупку. Но извещение и так открыто в ЕИС (единой информационной системе закупок), поэтому тайны номер не выдаёт, а пользу может принести: у части производителей дилеры регистрируют проекты и под конкретную закупку получают цену ниже прайса. Если опасаетесь, что поставщик сам пойдёт на эти торги, укажите товар, количество, регион и срок без номера.

Можно ли отправить один запрос сразу 50 поставщикам?

Можно, но отдельным письмом каждому, а не одним письмом с полусотней адресов в строке «Кому». Иначе вы раскроете свой список поставщиков и получите письмо, похожее на массовую рассылку. С нового ящика начинайте с небольших объёмов. И не добавляйте в запрос рекламу своих услуг: рекламу по электронной почте без согласия адресата запрещает ч. 1 ст. 18 закона «О рекламе».

Как сравнивать КП, если один поставщик указал цену с НДС, а другой без?

Приведите все ответы к одной базе до сравнения. Если вы платите НДС и принимаете входной налог к вычету, сравнивайте цены без НДС. Если вы работаете без НДС, налог поставщика для вас расход, и сравнивать нужно цены с НДС. Основная ставка с 01.01.2026 составляет 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ). Не забудьте добавить доставку, если она не включена.

Источники

1. ГК РФ, ст. 435. Оферта (КонсультантПлюс)
2. ГК РФ, ст. 436. Безотзывность оферты (КонсультантПлюс)
3. ГК РФ, ст. 437. Приглашение делать оферты (КонсультантПлюс)
4. ГК РФ, ст. 441. Оферта без срока для акцепта (Гарант)
5. ГК РФ, ст. 455. Условие договора о товаре (КонсультантПлюс)
6. 44-ФЗ, ст. 22, ч. 5. Цены, запрошенные заказчиком у поставщиков (КонсультантПлюс)
7. 44-ФЗ, ст. 33, ч. 1, п. 1. Товарный знак и «или эквивалент» (КонсультантПлюс)
8. 44-ФЗ, ст. 34, ч. 13.1. Срок оплаты по контракту (КонсультантПлюс)
9. 44-ФЗ, ст. 42, ч. 3. Сроки размещения извещения (КонсультантПлюс)
10. 223-ФЗ, ст. 3.2, ч. 17, 19, 21, 23. Сроки конкурентных закупок (КонсультантПлюс)
11. 223-ФЗ, ст. 3.4, ч. 3. Сроки закупок у МСП (КонсультантПлюс)
12. 38-ФЗ «О рекламе», ст. 3, п. 1. Понятие рекламы (КонсультантПлюс)
13. 38-ФЗ «О рекламе», ст. 18, ч. 1. Реклама по сетям электросвязи (КонсультантПлюс)
14. НК РФ, ст. 164, п. 3. Ставка НДС 22 % (КонсультантПлюс)
15. Постановление Правительства РФ от 23.12.2024 N 1875 о национальном режиме (КонсультантПлюс)
16. ГИСП Минпромторга: реестр российской промышленной продукции