Тендерный отдел: роли, воронка лотов и регламент просчёта

Тендерный отдел поставщика держится на пяти функциях: отбор закупок, просчёт цены по коммерческим предложениям (КП) поставщиков, подготовка заявки, торги и подписание контракта. Шестая роль, руководитель, решает, где участвовать, и утверждает нижнюю цену. В небольшой компании эти функции совмещают один-два человека. Первым показателем стоит считать долю отклонённых заявок: если за квартал на одной площадке отклонили три заявки, компания может потерять обеспечение третьей (ч. 13 ст. 44 закона 44-ФЗ).

Какие роли нужны в тендерном отделе и за что отвечает каждая

Роль описывает функцию, а не должность. Обязанности тендерного специалиста удобно делить именно по ролям: один сотрудник может отбирать закупки и вести торги, другой считать цену и готовить документы. Правило одно: у каждой функции один ответственный, и он знает, где на его участке закон ставит срок или требование. Сокращения в таблице: ЕИС это единая информационная система в сфере закупок (zakupki.gov.ru), НМЦК начальная (максимальная) цена контракта из извещения.

ЭП здесь означает электронную подпись, РНП реестр недобросовестных поставщиков. Стоп-цена это нижняя цена, ниже которой отдел не опускается на торгах. Как найти её по свежим КП, разобрано в статье проходная цена в тендере.

Вопрос подписи решите до первой заявки. Квалифицированную ЭП юрлица выдаёт удостоверяющий центр ФНС, и в сертификате указано лицо, которое действует без доверенности, обычно директор (п. 1 ч. 1 ст. 17.2 закона 63-ФЗ). Если заявки ведёт сотрудник, он подписывает документы своей квалифицированной подписью и одновременно представляет доверенность от компании в электронной форме, её называют машиночитаемой, МЧД (п. 2 ч. 1 ст. 17.2). Ключ директора тогда не ходит по отделу, а круг действий сотрудника вы задаёте при выдаче доверенности.

Тот же цикл, разложенный на семь этапов от поиска закупки до исполнения контракта, показан на странице тендерное сопровождение. Там отмечено, какие этапы можно отдать бюро, а какие закрывает сервис.

Воронка тендерного отдела: от лота в ленте до контракта

Воронка показывает, на каком шаге отдел теряет закупки. Хватит четырёх чисел: сколько лотов по профилю появилось в ленте, сколько взяли в просчёт, сколько подали и сколько выиграли. Из них получаются доли, и у каждой своя типичная причина провала.

Условный пример, цифры для иллюстрации. За квартал в ленте по профилю появилось 412 закупок. Отдел взял в просчёт 96, подал 57 заявок, по 53 из них итоги уже подведены. Выиграно 11 закупок, отклонено 4 заявки.

• в просчёт взято 96 / 412 = 23,3 %;
• подано 57 / 96 = 59,4 %;
• выиграно 11 / 53 = 20,8 %;
• отклонено 4 / 57 = 7,0 %.

Самое дорогое место в этом примере второе. Отдел потратил часы на 39 лотов, которые так и не подал. По каждому такому лоту записывайте причину в реестр: «нет поставщика», «цена выше НМЦК», «не успели», «нет денег на обеспечение». Через квартал самая частая причина покажет, что чинить: базу поставщиков, отбор лотов или финансирование.

Не сравнивайте свои доли с «нормами рынка» из интернета. Доля побед в поставке канцелярии и в строительном подряде несопоставима, и закон таких нормативов не задаёт. Сравнивайте отдел с ним же по кварталам. Рядом с долями храните деньги: сумму выигранных контрактов, снижение от НМЦК и маржу по каждой победе. Высокая доля побед при марже около нуля значит, что отдел выигрывает только ценой.

Регламент просчёта одного лота: шаги и сроки

Регламент нужен, чтобы лот не застревал между людьми. Планируйте назад от даты окончания подачи заявок: заявка должна быть готова заранее, а цены поставщиков нужны ещё раньше. Срок считается от дня, когда лот взяли в работу.

1. День 0, отбор. Лот заводят в общий реестр: номер в ЕИС, НМЦК, окончание подачи, размер обеспечения заявки и исполнения, ответственный просчётчик. Решение «считаем» фиксирует руководитель.
2. День 0, разбор ТЗ. Просчётчик выписывает позиции с характеристиками и делит их на товарные группы. Неясные характеристики сразу уходят заказчику, пока не прошёл срок для запроса разъяснений (ч. 5 ст. 42).
3. Дни 0-1, поставщики. По каждой группе ищут поставщиков и отправляют запрос КП всем подходящим. Как составить запрос, чтобы ответили по делу, разобрано в статье запрос КП у поставщиков под тендер.
4. Дни 1-3, ответы. Просчётчик собирает КП и напоминает тем, кто молчит.
5. Дни 3-4, сводная. Цены приводят к одной единице измерения, НДС и доставку показывают отдельными колонками.
6. День 4, цена. Считают себестоимость, расходы на участие, стоп-цену и цену входа, методика в статье как рассчитать цену тендера. Если стоп-цена ниже НМЦК на 25 % и больше, заранее проверяют, какие меры ст. 37 придётся выполнить. Подробнее в статье демпинг в госзакупках.
7. Дни 4-5, решение. Руководитель утверждает стоп-цену в реестре. Кто ведёт торги, ниже неё не опускается без нового решения.
8. За 1-2 рабочих дня до окончания подачи, заявка. Лот уходит к сотруднику, который готовит документы и подаёт заявку.

Шаги 3-5 можно вести в Биткарте. Сервис ищет поставщиков по позициям ТЗ в Яндексе и Google, отправляет запрос КП всем найденным из личного кабинета и собирает ответы в «Диалогах». Цены из писем и вложений попадают в черновик сводной, у каждой цифры есть ссылка на исходное письмо. Единицы, НДС и доставку просчётчик проверяет сам. Как устроен просчёт тендеров в Биткарте, описано на отдельной странице.

Для запроса котировок цикл сжимается. Извещение размещают минимум за 4 рабочих дня до окончания подачи (п. 3 ч. 3 ст. 42), и на ответы поставщиков остаётся 1-2 дня. Подробности в статье запрос котировок. По 223-ФЗ порядок и сроки закупки задаёт положение о закупке заказчика (ч. 2 ст. 2 закона 223-ФЗ), поэтому их берут из извещения, а не из 44-ФЗ.

Сколько специалистов нужно тендерному отделу

Готового норматива нет, число людей считают по своим часам. Засеките время просчёта и подготовки заявки на 10 лотах, затем умножьте среднее на план месяца.

Условный пример. Просчёт одного лота в среднем занял 3 ч 20 мин, подготовка заявки 1 ч 45 мин. В месяц отдел хочет считать 32 лота и подавать 19 заявок:

• просчёт: 32 × 3,33 ч = 106,7 ч;
• заявки: 19 × 1,75 ч = 33,25 ч;
• итого около 140 ч, или 17,5 рабочего дня по 8 часов.

Это большая часть рабочего месяца одного сотрудника, а торги, контракты и исполнение сюда ещё не вошли. Если время на лот растёт вместе с числом товарных групп в ТЗ, узкое место в поиске поставщиков и переписке с ними. Если растёт время заявки, проверьте, не собирают ли для каждой закупки заново одни и те же документы.

Какие показатели (KPI) считать тендерному отделу

Показатели отдела делятся на три группы: скорость, качество заявок и деньги. Целевые значения ставьте по своей истории за 2-3 квартала.

Доля отклонённых заявок и правило третьей заявки

Когда заявку отклоняют, блокировку обеспечения на спецсчёте обычно снимают (п. 1 ч. 10 и ч. 11 ст. 44 закона 44-ФЗ). Исключение описано в ч. 13 ст. 44. Если в электронных процедурах за один квартал календарного года на одной площадке комиссии признали не соответствующими извещению три и более заявки одного участника, обеспечение каждой третьей такой заявки перечисляют в бюджет. Если обеспечение дано независимой гарантией, заказчик требует уплаты суммы по ней (ч. 13-15 ст. 44).

Считаются отклонения по основаниям из п. 1-3 и 5-9 ч. 12 ст. 48: среди них не те или неполные документы, несоответствие участника требованиям извещения, недостоверные сведения, ошибки с независимой гарантией. Деньги списывают не сразу. Площадка передаёт сведения банку, а при гарантии заказчику, через 15 рабочих дней, считая со дня после размещения протокола. Если к этому моменту она получит решение суда или контрольного органа в сфере закупок о том, что отклонение незаконно, обеспечение не теряют (п. 1 ч. 14 и п. 1 ч. 15 ст. 44). Спорное отклонение имеет смысл обжаловать сразу.

Условный пример. Третья отклонённая за квартал заявка на площадке подана в аукцион с НМЦК 2 378 600 ₽, обеспечение 1 % НМЦК. В бюджет уйдут 23 786 ₽. Правило контроля: ведите счётчик отклонений по каждой площадке за текущий квартал. После второго отклонения на площадке каждую следующую заявку туда проверяет второй человек по чек-листу извещения.

Сорванный срок подписания обходится дороже. Если победитель за 5 рабочих дней не подписал проект контракта с документом об обеспечении исполнения и не разместил протокол разногласий, его признают уклонившимся. Протокол об уклонении заказчик размещает не позднее следующего рабочего дня и в тот же день отправляет обращение в РНП (ч. 3 и 6 ст. 51). После включения в реестр за уклонение заблокированное обеспечение заявки переводят заказчику (п. 7 ч. 10 и ч. 11 ст. 44). Сколько держать на спецсчёте и как считать обеспечение, показано в статье обеспечение заявки и контракта.

Свой тендерный отдел или сопровождение: как сравнить стоимость

Сравнивайте цену одной поданной заявки. Для своего отдела это все расходы отдела за месяц, делённые на число заявок. Для бюро это прайс подрядчика плюс процент с победы, если он есть.

По открытым прайсам пяти компаний на 19.09.2026, которые мы разобрали в статье как выбрать тендерное сопровождение, подготовка и подача одной заявки на аукцион стоит 2 000-16 000 ₽. Абонемент обходится в 15 000-30 000 ₽ в месяц, и при победе к нему добавляется процент. Работа только за результат стоит 1-4 % суммы контракта.

Условный пример своего отдела. Все расходы за месяц, то есть оплата труда со взносами, лента тендеров, электронные подписи и сервисы, составили 187 350 ₽. Отдел подал 23 заявки, и одна обошлась в 8 145,65 ₽. Это внутри диапазона разовых цен бюро, но сравнение неполное по двум причинам.

1. Свой отдел за эти деньги ещё и считает цену. В пяти разобранных прайсах поиск поставщиков и расчёт закупочной цены отдельной строкой не выделены. С бюро эту работу всё равно делает кто-то у вас.
2. Своя заявка дешевеет с ростом потока. Расходы отдела почти не меняются, пока людям хватает часов. У бюро разовая цена умножается на число заявок, а процент на число побед.

Рабочая схема для небольшого потока: отбор закупок, просчёт и решение о цене остаются внутри, а подготовку документов и торги отдают бюро. Цена и поставщики при этом остаются под вашим контролем.

Инструменты тендерного отдела

Инструменты подбирают под роли из первой таблицы, и у каждого результата должно быть одно место хранения.

Сколько запросов Биткарта нужно отделу, считается по товарным группам. Один запрос это один запуск поиска поставщиков, в нём до 10 строк поиска, и запрос КП всем найденным. Обычно это одна товарная группа из ТЗ. Ответы, «Диалоги», черновик сводной и выгрузка в Excel запросы не расходуют. Если в лоте 2-3 товарные группы, 180 запросов в месяц хватает на 60-90 лотов. Под такой поток рассчитан тариф «Бюро».

Бюро: 180 запросов в месяц за 5 600 ₽, без НДС. Тарифы предварительные, остальные пакеты и условия на странице тарифы Биткарта. Проверить просчёт на своей закупке можно в пробном периоде: 7 дней и 3 запроса без оплаты.

Семь этапов тендерного цикла с пометкой, кто за какой отвечает, и открытые цены бюро собраны на странице тендерное сопровождение. Термины из статьи объяснены в словаре тендерных терминов.

Материал не является юридической консультацией. Актуально на 19.09.2026, нормы проверены по действующим редакциям законов.

Частые вопросы

Какие обязанности у специалиста тендерного отдела?

Ищет и отбирает закупки по профилю компании, разбирает извещение и ТЗ, собирает цены поставщиков и считает цену заявки, готовит и подаёт заявку, участвует в торгах, следит за подписанием контракта и обеспечением. В небольшой компании всё это делает один человек. В отделе функции делят: отбор, просчёт, заявки, торги и контракт, а стоп-цену, ниже которой нельзя опускаться на торгах, утверждает руководитель.

Сколько человек нужно в тендерном отделе?

Норматива нет, считайте по своим часам. Засеките время просчёта и подготовки заявки на 10 лотах, умножьте среднее на план лотов в месяц и сравните с рабочим временем сотрудника. Например, 32 просчёта по 3 ч 20 мин и 19 заявок по 1 ч 45 мин дают около 140 часов, это большая часть рабочего месяца одного человека. Торги, контракты и исполнение добавьте отдельно.

Что будет, если заявки отдела часто отклоняют?

Обычно при отклонении блокировку обеспечения снимают. Но если в электронных процедурах за один квартал на одной площадке комиссии признали не соответствующими извещению три и более заявки участника по основаниям п. 1-3 и 5-9 ч. 12 ст. 48 44-ФЗ, обеспечение каждой третьей такой заявки перечисляют в бюджет или взыскивают по гарантии (ч. 13 ст. 44). Поэтому отклонения считайте по каждой площадке отдельно.

Может ли сотрудник подавать заявки без электронной подписи директора?

Да. Сотрудник подписывает документы своей квалифицированной электронной подписью и одновременно представляет доверенность от компании в электронной форме, её называют машиночитаемой, МЧД (п. 2 ч. 1 ст. 17.2 закона 63-ФЗ). Доверенность подписывают квалифицированной подписью юрлица, которую удостоверяющий центр ФНС выдаёт на лицо, действующее без доверенности. Какие действия разрешены сотруднику, вы решаете при выдаче доверенности.

Источники

1. 44-ФЗ, ст. 42: сроки размещения извещения и запросы о разъяснениях (Гарант)
2. 44-ФЗ, ст. 44: обеспечение заявки, специальный счёт, ч. 10-15 (Гарант)
3. 44-ФЗ, ст. 48: основания отклонения заявки, ч. 12 (Гарант)
4. 44-ФЗ, ст. 51: заключение контракта по результатам электронной процедуры (Гарант)
5. 44-ФЗ, ст. 37: антидемпинговые меры (Гарант)
6. 44-ФЗ, ст. 24.2: регистрация в ЕИС и аккредитация на площадках (Гарант)
7. 63-ФЗ «Об электронной подписи», ст. 17.2 (Гарант)
8. 223-ФЗ, ст. 2: положение о закупке (Гарант)
9. ЕИС в сфере закупок